Jei jūsų organizacija vis dar naudoja „SharePoint Server 2013“, 2016 ar net 2019 m., pats laikas imtis veiksmų. „Microsoft“ oficialiai nutraukė „SharePoint 2013“ palaikymą 2023 m. balandžio 11 d., o „SharePoint 2016“ ir 2019 m. palaikymas baigsis 2026 m. liepos 14 d. Tai reiškia, kad nebebus saugos naujinimų, jokių naujų funkcijų ir jokios oficialios „Microsoft“ pagalbos, jei kas nors sugenda.
Tuo tarpu daugelis jūsų bendraamžių jau padarė šuolį į debesį. Daugiau nei 400 000 organizacijų visame pasaulyje naudoja „SharePoint“ (įskaitant apie 80 % „Fortune 500“ įmonių), o dauguma diegimų dabar yra „SharePoint Online“ kaip dalis Microsoft 365.
Pakalbėkime apie tai, kodėl prasminga pereiti prie „SharePoint Online“, kas gali nutikti, jei to nepadarysite, ir kaip planuoti sėkmingą perkėlimą (ypač jei turite pasirinktinių sprendimų arba sudėtingų sąrankų).
Kodėl verta pereiti prie „SharePoint Online“?
Perėjimas prie „SharePoint Online“ suteiks daug naudos jūsų verslui. Štai ką gausite perjungę į „Microsoft 365“ debesies SharePoint versiją:
1. Automatiniai atnaujinimai
Dabar jums nereikia praleisti savaitgalių tvarkydami serverius ar atlikdami varginančius atnaujinimus. „Microsoft“ nuolat atnaujina „SharePoint Online“, todėl jūs visada turite naujausias funkcijas ir saugos pataisas be jokių pastangų.
2. Integruotas saugumas ir atitiktis
MS 365 užtikrina įmonės lygio saugą, įskaitant šifravimą ramybės būsenoje ir gabenant, patikimą prieigos kontrolę ir atitikties sertifikatus, kad atitiktų pramonės taisykles.
„SharePoint Online“ „Microsoft“ tvarko svarbiausius saugos naujinimus už jus. Taip pat gausite išplėstinius atitikties įrankius, pvz., „eDiscovery“, saugojimo politiką ir audito žurnalus, kuriuos įdiegti patalpose būtų brangu.
3. Prieiga iš bet kurios vietos
Kadangi „SharePoint Online“ veikia debesyje, jūsų komandos gali dirbti iš bet kur, bet kuriame įrenginyje, turėdamos tik interneto ryšį. Nesvarbu, ar darbuotojai yra biure, namuose ar kelyje, jie gali lengvai pasiekti dokumentus ir intraneto svetaines naudodami žiniatinklio naršyklę arba programą mobiliesiems. Ši prieiga bet kur ir bet kada puikiai tinka nuotoliniam ir mišriam darbui, užtikrinant, kad žmonės išliktų produktyvūs ir prisijungę, kad ir kur jie būtų.
3. Galios platformos integravimas
„SharePoint Online“ puikiai veikia su „Microsoft Power Platform“, o tai reiškia, kad galite lengviau automatizuoti užduotis ir kurti pasirinktines programas. Pavyzdžiui, verslo vartotojas gali sukurti darbo eigą programoje „Power Automate“, kad nukreiptų dokumentą patvirtinti, arba sukurti paprastą formą „Power Apps“, kad pakeistų seną InfoPath formą, neįrašydamas kodo. Jūsų „SharePoint“ duomenys taip pat gali būti tiekiami tiesiai į Power BI raiškioms informacijos suvestinėms ir ataskaitoms. Šios integracijos leidžia supaprastinti procesus ir gauti daugiau naudos iš duomenų.
4. Microsoft Teams integracija
„SharePoint Online“ ir „Microsoft Teams“ yra dinamiškas bendradarbiavimo duetas. Kiekvienas „Teams“ kanalas turi „SharePoint“ svetainę, skirtą failų saugojimui, taigi, kai pereinate prie interneto, galite sklandžiai bendradarbiauti naudodami „Teams“. Vartotojai galės bendrinti „Word“, „Excel“ ar „PowerPoint“ failus realiuoju laiku ir kartu juos kurti tiesiog „Teams“, o skirtuke „Failai“ bus nurodyta „SharePoint“ fone. Jūs netgi galite pateikti „SharePoint“ puslapius ar sąrašus kaip skirtukus „Teams“.
Galutinis rezultatas – prijungta skaitmeninė darbo vieta, atitinkanti šiuolaikinių komandų iš tikrųjų darbą su pokalbiais, susitikimais ir dokumentais.
Kas atsitiks, jei neimigruosite?
Jei jūsų organizacija ir toliau naudos „SharePoint“ serverį, susidursite su tam tikra rizika.
1. Saugumo spragos
Be reguliaraus Microsoft sauga ir atitiktis naujinimų, senesni SharePoint serveriai tampa vis labiau pažeidžiami išnaudojimų ir kenkėjiškų programų. Bet koks naujas saugos trūkumas, aptiktas pasibaigus palaikymui, nebus taisomas SharePoint 2013/2016/2019. Tai kelia pavojų jūsų turiniui.
„Microsoft“ nustojus palaikyti „SharePoint 2013“, ją naudojančios įmonės dažniau susidurs su saugumo problemomis. Be naujinimų rizikinga tęsti veiklą, nes nepavyks išspręsti naujų problemų.
2. Didesni IT kaštai
Senstančios vietos infrastruktūros priežiūra gali būti brangi. Turite išleisti daugiau, kad išlaikytumėte senus serverius, maitintumėte ir vėsintumėte juos ir galbūt mokėsite už paramą iš trečiųjų šalių tiekėjų, jei kas nors sugestų. Tai tarsi seno automobilio laikymas kelyje – priežiūros išlaidos tik didėja.
3. Suderinamumo problemos
Šiuolaikiniai įrankiai ir failų formatai gali netinkamai veikti naudojant seną „SharePoint“. Pavyzdžiui, senesnėse „SharePoint“ versijose gali būti nevisiškai palaikomi naujausi „Office“ dokumentai arba integracijos su kitomis debesijos paslaugomis. Galite susidurti su keistomis failo klaidomis arba negalėsite naudoti naujesnių „Office 365“ funkcijų.
4. Lėtesnis bendradarbiavimas
Šiandieniniame nuotolinio ir mišraus darbo pasaulyje vietinis SharePoint gali sulėtinti jūsų komandų darbą. Pasenęs „SharePoint“ dažnai buvo susietas su VPN prieiga arba sudėtinga mobiliojo ryšio patirtimi. Darbuotojai, dirbantys namuose ar skirtinguose biuruose, gali susidurti su vėlavimu arba tiesiog negalėti lengvai pasiekti to, ko jiems reikia. Bendradarbiavimas kenčia, kai žmonės negali pasiekti intraneto ar bendrinamų failų keliaudami.
5. Jokių naujų funkcijų
Turbūt didžiausia ilgalaikė neperkėlimo kaina yra praleista galimybė. „Microsoft“ nuolat diegia naujas „Microsoft 365“ funkcijas ir patobulinimus – nuo „Power Platform“ iki „Microsoft Viva“ modulių iki AI pagrįstos paieškos ir būsimų Copilot AI padėjėjai. Nė viena iš šių naujovių niekada nepasieks „SharePoint Server 2016“ ar 2019 m. Įstrigo 2010 m. eros funkcionalumas, o konkurentai (arba į ateitį mąstančios komandos jūsų įmonėje) pasinaudos šiuolaikinių technologijų pranašumais.
Pavyzdžiui, „Microsoft“ paskelbė apie pasenusių įrankių, tokių kaip „SharePoint 2013“ darbo eigos ir „InfoPath Forms“, pašalinimą iki 2026 m., pakeisdama juos sprendimais, kurie naudojami pirmiausia debesyje. Jei liksite prie senosios platformos, negalėsite naudoti tų naujų sprendimų ir netgi galite prarasti svarbias funkcijas, kai senosios paslaugos bus uždarytos.
Į ką reikia atsižvelgti prieš pereinant prie „SharePoint Online“.
A perkėlimas į SharePoint Online Tai ne tik failų perkėlimas iš vienos vietos į kitą. Tai galimybė išvalyti, modernizuoti ir pertvarkyti, kaip jūsų komandos iš tikrųjų naudoja „SharePoint“. Skirdami laiko planuoti prieš pradėdami, vėliau išvengsite galvos skausmo.
1. Inventorizuokite savo turinį
Pradėkite nuo to, kad išsiaiškintumėte, ką turite. Kurie dokumentai ir svetainės vis dar naudojami kasdien, o kurie yra pasenę arba pasikartoja? Tai puiki galimybė archyvuoti senus projektus, ištrinti netvarką ir įsitikinti, kad perkeliamas tik naudingas turinys. Lengvesnis ir švaresnis „SharePoint“ reiškia greitesnį perkėlimą ir geresnę naudotojų patirtį.
2. Suprasti pasirinktinius sprendimus
Jei sukūrėte tinkintas žiniatinklio dalis, darbo eigas ar integracijas (ypač naudodami InfoPath, Designer darbo eigą ar trečiųjų šalių priedus), turėsite įvertinti:
- Ar juos galima atkurti naudojant „Power Apps“ arba „Power Automate“?
- Ar juos reikia perrašyti naudojant SPFx (SharePoint Framework)?
- Ar jie vis dar reikalingi?
3. Leidimų planas
Senų SharePoint sistemų leidimai laikui bėgant gali būti netvarkingi. Kai kurie aplankai, bibliotekos ar net atskiri failai gali turėti specialias prieigos taisykles. Prieš pereinant prie „SharePoint Online“, svarbu patikrinti, kas prie ko turi prieigą. Tada suderinkite šiuos nustatymus su paprastesniu ir bendrinimui palankesniu „Microsoft 365“ modeliu. Išvalius tai visiems bus aiškiau ir sumažės saugumo rizika.
4. Pergalvokite savo informacijos architektūrą
Prieš dešimt metų SharePoint svetainės dažnai buvo kuriamos taip, kad atspindėtų organizacijos diagramą. Tokia struktūra gali nebebūti prasminga. Naudokite perkėlimą norėdami pertvarkyti bibliotekas, metaduomenis ir naršymą, kad jie atitiktų tai, kaip šiandien dirba jūsų žmonės. Šiuolaikinė SharePoint palaiko koncentratoriaus svetaines, metaduomenų žymėjimą ir geresnę paiešką, todėl galite tvarkyti turinį taip, kad jį būtų lengviau rasti ir naudoti.
Į ką reikia atsižvelgti po migracijos
Kai prisijungiate prie „SharePoint Online“, darbas nesibaigia, bet prasideda atlygis.
- Mokykite vartotojus: padėkite žmonėms suprasti naują aplinką, ypač jei jie pripratę prie senesnių SharePoint versijų. Sutelkite dėmesį į komandas, bendradarbiavimą su dokumentais ir bendrinimą.
- Modernizuokite savo darbo eigas: pakeiskite senas darbo eigas Power Automate srautais ir atkurkite profesionalias programas naudodami „Power Apps“.koduoti nereikia.
- Stebėkite ir optimizuokite: naudokite „Microsoft 365“ integruotus ataskaitų teikimo įrankius ir audito žurnalus, kad stebėtumėte naudojimą, saugą ir pritaikymą.
Individualūs sprendimai? Jokių problemų
Daugelis organizacijų kelia susirūpinimą: „Mes labai pritaikėme savo SharePoint – ar visos šios tinkintos funkcijos bus prarastos debesyje? Atsakymas yra tas, kad galite atsinešti savo pasirinktinius sprendimus, bet greičiausiai juos atkursite naudodami šiuolaikinius metodus.
Geros naujienos yra tai, kad „SharePoint Online“ suteikia lankstumo kurti galingus sprendimus, tik be senojo serverio kodo modelio.
Štai keli būdai, kaip tvarkyti bendrus „SharePoint Online“ tinkinimus:
- SPFx („SharePoint“ sistema) pritaikyti kliento pusėje
- Galios platforma formoms ir automatizavimui
- Azure ginklai arba API už backend logiką
Šiuolaikinė SharePoint suteikia jums lankstumo kurti galingus sprendimus be serverio kodo apribojimų.
Pasiruošę judėti?
Perėjimas prie „SharePoint Online“ yra didelis projektas, tačiau jums nereikia visko išsiaiškinti vienam. Bėgant metams padėjome įvairaus dydžio įmonėms ir sėkmingai atlikome šį perėjimą. Nesvarbu, ar planuojate laipsnišką perkėlimą (svetainę ar skyrių pagal skyrių), ar visišką perkėlimą, ekspertai gali sutaupyti jūsų laiką ir padėti išvengti klaidų.
„Xavor“ specializuojasi „SharePoint“ ir „Microsoft 365“ perkėlimų srityje ir galime padėti jums kiekviename žingsnyje. Mes dirbsime su jumis:
- Įvertinkite jų dabartinę SharePoint aplinką
- Perkelkite turinį su minimaliomis prastovomis
- Atkurkite pasenusias programas naudodami „Power Platform“.
- Apmokykite vartotojus ir optimizuokite priėmimą
Jei jums reikia visapusiškos pagalbos dėl migracijos ar tiesiog ekspertų patarimų dėl strategijos, mūsų komanda pasiruošusi padėti jums pasisekti. Dešimtmečius dirbame su „Microsoft“ technologijomis ir pasitelkiame šią patirtį, kad jūsų „SharePoint Online“ kelionė būtų sklandi ir patikima ateičiai.
Pasikalbėkime
Laikrodis tiksi link palaikymo pabaigos 2026 m. Pradėkite planuoti dabar, kad vėliau išvengtumėte trikdžių.
Reikia nemokamo migracijos įvertinimo ar norite pasikalbėti apie strategiją?
Susisiekite su mumis šiandien adresu (apsaugotas el. paštu)– džiaugiamės galėdami padėti.
